Quando si tratta di organizzare uno stand per una fiera di settore è estremamente importante iniziare diversi mesi prima per fare in modo di non farsi trovare impreparati e che la partecipazione si riveli un successo e generi un ritorno sull’investimento nel tempo.
Per realizzare uno spazio espositivo di qualità è molto importante prestare attenzione a tanti elementi diversi che concorrono alla creazione di uno stand che sia in linea con l’immagine che l’azienda vuole dare durante la manifestazione.
Spazio espositivo
Prima di tutto bisogna affittare, tramite l’ente che organizza la fiera, lo spazio espositivo che servirà per andare a metterci lo stand. Per quanto riguarda la metratura necessaria bisogna prima di tutto capire quanto sarà grande lo stand sulla base del numero di ospiti indicativo che si andrà ad accogliere, i prodotti che verranno presentati, gli elementi d’arredo e la forza lavoro che sarà presente all’interno dello stand stesso.
Materiale dello stand
Dopo aver deciso lo spazio si passerà a scegliere il materiale con cui verrà realizzato lo stand che può essere fatto con materiali tradizionali quali ad esempio il legno, il ferro o l’acciaio oppure con materiali riciclabili o in pvc. In pvc vengono realizzati gli stand gonfiabili, come quelli di gonfiabili-pubblicitari, che sono un’ottima soluzione sia dal punto di vista dell’impatto che dal contenimento dei costi. Inoltre, gli stand gonfiabili sono altamente personalizzabili sulla base di quelle che sono le richieste dell’azienda.
Arredamento e prodotti
Chiaramente all’interno dello stand andranno poi posizionati alcuni dei prodotti di punta dell’azienda e le ultime novità che verranno presentate durante la fiera. Spesso, infatti, durante le fiere le aziende presentano le ultime novità che verranno lanciate sul mercato nei mesi a venire. Qualora i prodotti siano di grandi dimensioni (soprattutto nel caso di macchinari industriali di grandi dimensioni), si può allora decidere di presentare i prodotti tramite dei tv di ultima generazione con schermi di grandi dimensioni.
I televisori rappresentano anche un elemento di arredamento, così come tanti altri elementi. Fra gli elementi d’arredamento che devono esserci all’interno di uno stand troviamo:
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Tavolini: che sono necessari sia per posizionarvi gadget, materiali promozionali, cibo e bevande.
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Sedie: per poter far sedere clienti, fornitori e visitatori così come il personale dello stand.
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Illuminazione: molto importante è che lo stand sia illuminato al meglio con luci a led di design.
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Ripiani: all’interno dello stand devono anche essere presenti mensole, ripiani e pannelli dove appoggiare prodotti (qualora siano di piccole dimensioni) e altri materiali inerenti l’azienda.
Forza lavoro
All’interno dello stand devono anche essere presenti il personale dell’azienda che dovrà accogliere i clienti che decideranno di visitare lo stand. Solitamente ci saranno alcune figure importanti di reparti dell’azienda quali ad esempio quelli dell’ufficio commerciale, marketing e del customer service e anche alcune figure esterne che vengono assunte apposta per l’evento. Solitamente si tratta di hostess che hanno il compito di accogliere i clienti all’interno dello stand offrendo loro qualcosa per dargli il benvenuto e intrattenendoli nei momenti in cui il personale dell’azienda è impegnato con altri visitatori a parlare.
Per fare in modo che la fiera si riveli un buon investimento per l’azienda, può essere utile affidarsi a dei consulenti esterni (o agenzie) che possano affiancare e supportare il personale dell’azienda nella scelta di tutti gli elementi sopra descritti. Ancora meglio se i consulenti o le agenzie hanno esperienza nello stesso settore dell’azienda e riescano quindi a fornire il proprio know-how in un determinato settore.