La conservazione sostitutiva consente di avere tutta la documentazione aziendale in forma digitale e archiviata secondo i moderni sistemi richiesti dalle normative vigenti attualmente sul territorio italiano. Adeguarsi alle nuove norme legate alla digitalizzazione è possibile grazie ai nuovi sistemi che consentono i processi informatici di archiviazione dei documenti aziendali.
Cos’è la conservazione sostitutiva? Il sistema digitale di conservazione sostitutiva è una raccolta di dati e documenti dematerializzati che si possono conservare grazie alla creazione di materiale digitale legale. Il suo valore giudiziale è validato da una firma digitale e una marchiatura temporale in linea con le normative italiane ed europee.
Il sistema di archiviazione digitale viene creato in conformità con gli standard della firma digitale e l’archiviazione sostitutiva oltre che la presenza della PEC. Questo metodo digitale consente di ottimizzare e snellire il processo produttivo tramite il quale si ottiene l’eliminazione di ogni costo correlato alla parte gestionale della documentazione creata in forma cartacea. Questi passaggi riguardano la gestione dell’archivio, la stampa e lo smarrimento della documentazione aziendale.
Le norme che regolano l’archiviazione informatica dei documenti aziendali sono regolate dal Codice di Amministrazione Digitale in cui si afferma che gli obblighi di conservazione la possibilità di mostrare la documentazione su richiesta degli uffici preposti, sono soddisfatte in termine di legge per mezzo di documenti digitali dematerializzati.
Questo può avvenire solamente nel caso in cui la procedura viene effettuata con le modalità previste per far sì che tali pacchetti informatici siano conformi e rispettino l’originalità della documentazione. I processi di conservazione sostitutiva sono stati studiati e realizzati in modo da rispettare le leggi italiane al riguardo e fornire un archivio digitale con validità legale grazie alle modalità di acquisizione e conservazione di ogni singolo documento.
Il CAD inoltre stabilisce che il sistema utilizzato per la conservazione sostitutiva debba assicurare le caratteristiche di originalità e autenticità tali da garantire affidabilità. Inoltre il documento deve essere perfettamente leggibile, facilmente reperibile e integro in ogni sua parte.
Il responsabile della conservazione sostitutiva
Tutti i sistemi di conservazione sostitutiva devono essere gestiti dal Responsabile della conservazione che è in grado di decidere se eseguire tale processo conservativo ponendolo all’interno di una specifica struttura organizzativa a disposizione del soggetto titolare in modo totale oppure scegliendo una soluzione parziale disponendo di altre sedi.
Tale libertà di scelta sono comunque legate alla garanzia che il responsabile della conservazione sostitutiva deve offrire al cliente riguardo alla gestione della documentazione che gli viene affidata. Le aziende che ricorrono a tale sistema possono essere sia pubbliche che private mantenendo comunque una capacità di archiviazione istantanea e a lunga durata temporale.
Il responsabile della conservazione deve essere in grado di ricevere i pacchetti informatici, stamparli e fornirli in tempo reale e rapido ad ogni richiesta del cliente che abbia la necessità di consultare i documenti archiviati. Un sistema pratico che consente di eliminare archivi cartacei, documenti da distruggere oltre a garantire una facile reperibilità di documentazione con validità legale in ogni momento.
